Le contenu du procès-verbal

Le procès-verbal comporte sous le texte de chaque résolution inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote.

Il mentionne les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire opposant sur la régularité d’une décision.

Les accords pour recevoir par mail les convocations et procès-verbaux remis au cours de l’assemblée générale sont mentionnés dans le procès-verbal. Le retrait d’un accord au cours de l’assemblée générale est également mentionné.

Le procès-verbal est signé en fin de réunion par le président de séance, le ou les scrutateurs et par le secrétaire de séance.

Les procès-verbaux sont inscrits dans un registre les uns à la suite des autres.

La notification du procès-verbal

Le procès-verbal est notifié aux copropriétaires s’étant opposé à une décision ou étant défaillant. Sont considérés comme défaillants les copropriétaires absents et les copropriétaires qui, ayant votés par correspondance, n’ont pas exprimé de vote.

Cette notification doit être faite dans le mois qui suit l’assemblée générale.

Conformément à la loi, les notifications sont adressées aux copropriétaires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique sous réserve de leur accord préalable.

A compter de la notification du procès-verbal, les copropriétaires disposent d’un délai de deux mois pour contester en justice les décisions prises par l’assemblée générale.

Mise à disposition dans l’extranet

Les syndics professionnels mettent à la disposition des copropriétaires, conformément à la loi, un accès en ligne sécurisé.

Parmi les documents qui doivent figurer dans l’extranet, se trouvent les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant approuvées les comptes de la copropriété.

La vente d’un lot de copropriété

Lors de la vente d’un lot de copropriété, les procès-verbaux des trois dernières années sont remis à l’acquéreur au plus tard au moment de la signature de la promesse, ou en l’absence d’un avant contrat, avec l’envoi du projet d’acte authentique.

Ils lui permettent de prendre connaissance des dernières décisions prises par le syndicat des copropriétaires et d’être informé des éventuels projets de la copropriété.

Dans le cas où l’acquéreur serait déjà copropriétaire dans l’immeuble ou dans le cas de la vente uniquement d’un lot annexe, la loi n’impose pas de communiquer les procès-verbaux aux acquéreurs. Sont définis comme des lots annexes notamment les emplacements de stationnement, les caves, les greniers, les garages ou les celliers, cette liste n’étant pas limitative.

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Les avantages de la lettre recommandée électronique

La lettre recommandée électronique est un outil alternatif à la lettre recommandé avec demande d’avis de réception postal, autorisé par la loi.

Ce mode de communication permet à chaque copropriétaire qui en fait la demande, de recevoir dans sa boite mail ses convocations et procès-verbaux d’assemblée générale.

La lettre recommandée électronique présente plusieurs avantages pour les copropriétaires :

1. Elle réduit les frais postaux de la copropriété, supportés par les copropriétaires dans leurs charges de copropriété.
2. Elle facilite la réception en évitant d’avoir à être présent lors du passage du facteur ou d’avoir à retirer le pli à la poste.
3. Elle permet de réduire l’impact écologique de la copropriété

L’accord exprès des copropriétaires

Afin de pouvoir bénéficier de la lettre recommandée électronique, chaque copropriétaire doit donner son accord exprès pour ce mode de correspondance. L’accord doit mentionner de façon claire et précise l’adresse mail à utiliser et un numéro de téléphone pour confirmer l’identité du copropriétaire lors du retrait du document en ligne.

Si vous souhaitez recevoir vos convocations et procès-verbaux d’assemblée générale par mail, il est nécessaire de compléter le formulaire ci-dessous et de le retourner au service Syndic du Cabinet.

Bien remplir le formulaire

Si vous êtes le seul propriétaire, complétez simplement le formulaire d’accord.

Si vous êtes plusieurs propriétaires, le nom de chaque propriétaire doit figurer en tête du document, et chacun doit le signer.

Dans le cas d’une indivision, l’accord doit être donné et signé par chaque indivisaire ou par le mandataire commun.

Pour une société, l’accord doit être donné au nom de la société par le gérant.

Quelque soit le cas de figure, il est nécessaire de ne donner qu’une seule adresse mail et qu’un seul numéro de téléphone.

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Le fonds travaux en copropriété a été instauré par la loi ALUR du 24 mars 2014. L’objectif de la loi est de faciliter l’entretien et la rénovation des copropriétés en créant une épargne contrainte.

Le fonds travaux loi ALUR est obligatoire pour tous les immeubles à destination totale ou partielle d’habitation. Par exception à ce principe, les immeubles de moins de 10 lots peuvent décider en assemblée générale, à l’unanimité des copropriétaires, de ne pas constituer de fonds travaux. Dans les immeubles neufs, il n’est constitué qu’à l’issue de la 5^e année suivant la réception.

Le fonds travaux est appelé par le syndic et versé par les copropriétaires suivant les mêmes modalités que le budget prévisionnel.

Chaque année le fond travaux doit être alimenté d’un montant correspondant au minimum soit à 5% du budget prévisionnel de la copropriété, soit à 2,5 % du montant du plan pluriannuel de travaux adopté par l’Assemblée générale, en retenant la somme la plus élevée.

Fonds travaux et vente d’un lot en copropriété

La loi prévoit de façon expresse que le fonds travaux est définitivement acquis à la copropriété et attaché à chaque lot. La conséquence directe est qu’il ne peut pas être remboursé par le syndic au copropriétaire vendeur lors de la cession d’un lot de copropriété contrairement aux autres avances de trésorerie.

Dans la pratique, l’agent immobilier peut prévoir contractuellement lors du compromis un remboursement entre le vendeur et l’acquéreur du montant du fonds travaux attaché aux lots vendus. Il peut également prendre en compte la valeur du fonds travaux dans son estimation ou dans une négociation.

Il est à noter que la clause de remboursement contenue dans un compromis n’est pas opposable au syndic et qu’il appartient au vendeur et à l’acquéreur de gérer ce remboursement entre eux ou par l’intermédiaire de leurs notaires.

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Il est particulièrement désagréable de recevoir une lettre de relance. Pourtant vous n’êtes pas à l’abri d’un retard de paiement, que ce soit parce que vous êtes en déplacement, en vacances, parce que votre courrier n’a pas été distribué par la poste ou encore parce que vous avez tout simplement oublié.

Par ailleurs, la loi impose au syndic de gérer, pour le compte du syndicat des copropriétaires, le recouvrement des charges et les retards sont susceptibles d’entrainer des frais de relance qui resteront à votre charge.

Il existe une solution simple qui vous permettra d’avoir l’esprit tranquille et de ne pas avoir à supporter des frais de relance. Il s’agit du prélèvement automatique. Le Cabinet Laurin vous propose de prélever sur votre compte vos charges de copropriété ou votre loyer.

Comment le mettre en place ?

Pour mettre en place le prélèvement automatique de vos charges ou de vos loyers, il faut adresser au service Comptabilité concerné votre demande accompagnée du relevé d’identité bancaire (RIB) du compte sur lequel doit être réalisé le prélèvement.

Pour le prélèvement de vos charges de copropriété :

compta.syndic@laurin-immobilier.com

Pour le prélèvement de vos loyers :

Service Comptabilité gérance

compta.gerance@laurin-immobilier.com

À réception de votre demande, le service concerné vous enverra un mandat de prélèvement à lui retourner signé.

Périodicité du prélèvement

Les charges de copropriété sont prélevées le 10 du premier mois de chaque trimestre civil soit le 10 janvier, le 10 avril, le 10 juillet et le 10 septembre.

Par dérogation à la périodicité trimestrielle légale, le Cabinet Laurin vous propose de prélever vos charges mensuellement le 10 de chaque mois. Cette périodicité entraine des frais.

Les loyers sont prélevés le 10 de chaque mois.

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La gestion d’un dégât des eaux

1. Déclarer le sinistre

Dès l’apparition d’un dégât des eaux, il faut le déclarer à votre assureur.

2. Réaliser la recherche de fuite

La recherche de fuite est ensuite le préalable indispensable au traitement du sinistre. En effet tant que l’origine du dégât des eaux n’est pas identifiée, il n’est ni possible de faire cesser la fuite ni d’engager les procédures d’indemnisation et de remise en état.

N’attendez pas pour engager la recherche de fuite et assurez vous de la présence de vos voisins afin que votre plombier puisse accéder à leur appartement !

3. Réparer la cause

Une fois l’origine de la fuite identifiée, le responsable doit la réparer. Pour mémoire, la réparation de la cause d’un sinistre n’est pas indemnisée par les assureurs. Afin d’identifier la responsabilité de la réparation de la fuite vous pouvez consulter le document ci-dessous.

En copropriété, pour déterminer si l’origine d’une fuite est privative ou commune, le principe suivant s’applique : sauf mention contraire dans le règlement de copropriété, la loi dispose que tout ce qui est affecté à l’usage exclusif d’un copropriétaire ou de son locataire est une partie privative.

4. Remplir un constat amiable dégât des eaux

Par la suite un constat amiable dégât des eaux devra être établi entre celui qui subit le sinistre et celui qui en est à l’origine.

5. Réaliser des devis de remise en état

Enfin, des devis de remise en état des dommages devront être réalisés par des entreprises. Ils permettront à l’assureur ou à l’expert de déterminer le montant à indemniser.

Attention ! Si vous réparez les dégâts avant que l’assureur ou l’expert ait pu les constater, vous ne serez pas indemnisé.

6. Transmettre les éléments à l’assureur

En résumé, si vous subissez un dégât des eaux, il faut transmettre à votre assureur :

• Dès que vous avez connaissance d’un sinistre :
  • Une déclaration de sinistre
• Puis, dès que possible :
  • Le constat amiable de dégât des eaux complété par les deux parties
  • Le rapport de recherche de fuite
  • La facture de recherche de fuite si c’est vous qui l’avez commandée
  • Un justificatif de réparation de la fuite
  • Le ou les devis de remise en état

La recherche de fuite

La recherche de fuite est définie dans la convention IRSI comme l’ensemble des investigations destructives ou non, nécessaires pour identifier et localiser la cause et/ou l’origine du dégât des eaux afin de préserver les biens et éviter l’aggravation du sinistre. Elle comprend la remise en état des biens endommagés par ces investigations.

Avec la convention IRSI, la recherche de fuite est réputée garantie. Dès lors que votre assureur est adhérent à la convention, et quelles que soient les clauses de votre contrat, il couvre et doit indemniser la recherche de fuite. Le principe est la prise en charge par les assureurs des recherches de fuite réalisées à leur initiative ou celle de leurs assurés.

Lorsque la recherche de fuite est organisée par les assureurs elle suit les modalités suivantes :

• L’assureur de l’occupant organise la recherche de fuite dans le local de son assuré
• L’assureur du propriétaire ou du copropriétaire non occupant organise la recherche de fuite en cas de :
  • Recherches de fuites destructives dans le local de son assuré
  • Absence d’assurance de l’occupant
  • Local meublé ou saisonnier
  • Congé donné ou reçu au plus tard au jour du sinistre
  • Local vacant
• L’assureur de l’immeuble organise la recherche de fuite :
  • Dans le local commun
  • À titre subsidiaire, dans le local du copropriétaire non assuré

La convention IRSI

La convention IRSI (Convention d’Indemnisation et de Recours des Sinistres Immeubles) est une convention entre assureurs dont l’objet est de faciliter la gestion des sinistres. À cette fin, elle :

• Désigne un assureur chargé de la gestion du sinistre
• Organise les modalités de la recherche de fuite
• Simplifie l’évaluation des dommages avec la mise en place d’une expertise unique pour l’ensemble des parties
• Désigne l’assureur qui prend en charge les dommages
• Encadre les recours entre assureurs.

Elle s’applique aux sinistres dégât des eaux et incendie. Elle n’est opposable qu’aux assureurs qui adhèrent à la convention. La convention IRSI a remplacé la convention CIDRE le 1^er juin 2018. Une nouvelle version de celle-ci est entrée en vigueur le 1^er juillet 2020.

Elle traite de façon différenciée les sinistres selon le montant hors taxes des dommages : une première tranche jusqu’à 1 600 € hors taxes de dommages et une seconde entre 1 600 € et 5 000 € hors taxes de dommages.

En dehors de ces tranches, d’autres conventions et le droit commun s’appliquent.

L’assurance du copropriétaire non occupant

Si vous êtes copropriétaire bailleur, vous devez depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 être assuré pour le bien que vous donnez en location.

Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle version de la convention IRSI le 1^er juillet 2020 et ses nouvelles modalités de recherche de fuite, votre assureur est susceptible de devoir organiser la recherche de fuite dans les cas suivants :

• Recherche de fuite destructive dans le local
• Absence d’assurance de l’occupant
• Local meublé ou saisonnier
• Congé donné ou reçu au plus tard le jour du sinistre
• Local vacant

De plus si la recherche de fuite est organisée par le syndic et qu’il s’avère que l’origine est privative à la charge du copropriétaire non occupant, l’assureur du copropriétaire doit prendre en charge la facture. En cas d’absence d’assurance, cette facture de recherche de fuite restera à votre charge.

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Les appels de fonds détaillent les charges par lot de copropriété.

La quote-part des parties communes de copropriété attachée à chaque lot est inscrite dans le règlement de copropriété. Elle est exprimée en tantièmes calculés par un géomètre.

Les appels de fond trimestriels

Chaque trimestre le syndic envoie des appels de fonds.

Ils correspondent à la quote-part de chaque copropriétaire dans le budget de la copropriété.

Le syndicat des copropriétaires vote, lors de l’assemblée annuelle qui approuve les comptes, les budgets de l’exercice en cours et de l’exercice qui suit. Le vote de ce second budget a pour but d’éviter à la copropriété de se trouver dans l’impossibilité de régler ses fournisseurs entre la fin de l’exercice et l’assemblée qui approuve les comptes et vote le budget de l’année en cours. Le budget est ajusté chaque année selon l’évolution des dépenses de la copropriété.

Le budget sert à payer les dépenses courantes et récurrentes de la copropriété, telles que l’assurance de l’immeuble, l’eau, l’électricité, la société de ménage, la sortie des poubelles, l’entretien des espaces verts, le chauffage collectif, l’ascenseur, le gardien, les honoraires du syndic, les frais bancaires, l’affranchissement du courrier, les travaux d’entretien courant…

Après l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le syndic réalise une régularisation des charges c’est-à-dire la balance entre les provisions versées au cours de l’exercice et les dépenses réellement supportées par le syndicat. Cette régularisation peut être négative si les dépenses ont été supérieures au budget ou positive si elles ont été inférieures. En cas de ventes, la régularisation est supportée ou bénéficie à celui qui est propriétaire au jour de la régularisation des charges.

La loi prévoit que les charges doivent être réglées le 1^er jour de chaque trimestre.

Le fonds travaux

La loi ALUR du 24 mars 2014 instaure un fonds travaux obligatoire auquel chaque copropriétaire participe en fonction de ses tantièmes de copropriété. Ce fonds travaux est destiné à créer une réserve afin de financer les travaux de la copropriété.

Le montant de la cotisation du fonds travaux est fixé par l’assemblée générale des copropriétaires et ne peut être inférieur à 5% du montant du budget annuel. Il est versé sur un compte spécifique. La quote-part de chaque copropriétaire dans le fonds travaux est appelé trimestriellement en même temps que sa quote-part dans le budget. Les sommes versées au titre du fonds travaux sont définitivement acquises au syndicat des copropriétaires et ne donnent pas lieu à un remboursement par celui-ci lors d’une vente.

Les charges travaux

Certaines charges sont appelées indépendamment et en complément du budget. Il s’agit des charges travaux. Elles correspondent à la quote-part de chaque copropriétaire dans les travaux votés lors de l’assemblée générale. La date d’exigibilité est décidée par l’assemblée générale.

Le paiement par les copropriétaires des charges relatives aux travaux est indépendant de la date de leur réalisation.

Le retard de paiement des charges

Ne pas payer les charges à la date prévue met en difficulté la copropriété qui ne peut alors pas faire face à ses dépenses. Chaque copropriétaire est responsable du paiement de ses charges. Le retard dans le paiement des charges oblige le syndic à relancer les copropriétaires débiteurs qui sont alors seuls redevables des frais de relance.

Le Cabinet LAURIN met au service des copropriétés dont il est le mandataire un service de recouvrement qui suit les impayés et les procédures afin de prévenir les difficultés financières.

Il est possible de mettre en place un prélèvement automatique afin d’éviter les retards et les frais de relance. N’hésitez pas à contacter le service comptabilité si vous souhaitez mettre en place cette solution.

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